กระบวนการจัดการความรู้ของสำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ มีแนวทางในการรวบรวม พัฒนา แลกเปลี่ยน และนำความรู้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กร โดยแบ่งออกเป็น 6 ขั้นตอน ดังนี้

1. การบ่งชี้ความรู้ เป็นขั้นตอนแรกในการค้นหาและกำหนดว่า องค์กรมีความรู้อะไร และต้องการความรู้อะไรเพิ่มเติม จุดประสงค์คือเพื่อให้ทราบว่าองค์ความรู้ใดสำคัญต่อการทำงานและควรได้รับการพัฒนา ประกอบด้วย

- ความรู้ที่ใช้ในการปฏิบัติงาน

- ความรู้ที่ต้องการเพื่อพัฒนางาน

2. การสร้างและแสวงหาความรู้ เป็นการพัฒนาความรู้ใหม่ และค้นหาความรู้จากแหล่งต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ขั้นตอนนี้ช่วยเพิ่มศักยภาพบุคลากรและสร้างนวัตกรรมในการทำงาน ตัวอย่างกิจกรรม

- การอบรมให้ความรู้แก่บุคลากร

- การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ภายในและภายนอกหน่วยงาน

- การจัดกลุ่ม CoP (Community of Practice)

3. การจัดการความรู้ให้เป็นระบบ และการประมวล/กลั่นกรองความรู้ เป็นการรวบรวม จัดหมวดหมู่ และคัดกรองความรู้ให้เป็นระบบ เพื่อให้ค้นหาและใช้งานได้ง่าย ขั้นตอนนี้ช่วยป้องกันความรู้สูญหาย และทำให้บุคลากรเข้าถึงข้อมูลได้สะดวก ตัวอย่าง เว็บไซต์ KM สำนักวิทยบริการ

4. การเข้าถึงความรู้ เป็นการเผยแพร่และเปิดโอกาสให้บุคลากรสามารถเข้าถึงองค์ความรู้ได้ง่ายและทั่วถึงวิธีการ เช่น การจัดทำเว็บไซต์หรือเว็บบอร์ด และการประชาสัมพันธ์ผ่านช่องทางต่าง ๆ

5. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นกระบวนการถ่ายทอดประสบการณ์และองค์ความรู้ระหว่างบุคลากรขั้นตอนนี้ช่วยสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้ร่วมกันภายในองค์กร ตัวอย่าง

- การแลกเปลี่ยนความรู้จากงานประจำ

- การเรียนรู้ในเครือข่ายความร่วมมือ

- ชุมชนแห่งการเรียนรู้ (CoP)

6. การเรียนรู้ เป็นขั้นตอนสุดท้ายที่นำความรู้ไปประยุกต์ใช้เพื่อพัฒนางานและองค์กร ผลลัพธ์ที่คาดหวัง ดังนี้

- บุคลากรมีทักษะและความเชี่ยวชาญมากขึ้น

- งานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น

- องค์กรเกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง