กระบวนการจัดการความรู้ของสำนักวิทยบริการ

สำนักวิทยบริการดำเนินการจัดการความรู้อย่างเป็นระบบ เพื่อรวบรวม พัฒนา จัดเก็บ ถ่ายทอด และนำองค์ความรู้ที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานมาใช้ประโยชน์ โดยมุ่งให้บุคลากรสามารถเข้าถึงและแลกเปลี่ยนความรู้ร่วมกัน เกิดการเรียนรู้จากการปฏิบัติงาน และต่อยอดความรู้ไปสู่ การปรับปรุงกระบวนงาน นวัตกรรม และแนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice) ประกอบด้วย 6 ขั้นตอน ดังนี้

1. การบ่งชี้ความรู้ (Knowledge Identification)
เป็นการกำหนดว่าองค์กรมีความรู้อะไร และยังต้องการความรู้อะไรเพิ่มเติม โดยพิจารณาจากภารกิจ กระบวนงาน ปัญหาในการปฏิบัติงาน และทิศทางการพัฒนาของสำนักวิทยบริการ เพื่อค้นหา ช่องว่างทางความรู้ (Knowledge Gap) เช่น ความรู้ที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน ความรู้เฉพาะด้านของบุคลากร และความรู้ใหม่ที่จำเป็นต่อการพัฒนางานและบริการ

2. การสร้างและแสวงหาความรู้ (Knowledge Creation & Acquisition)
เมื่อทราบความรู้ที่จำเป็นแล้ว จึงดำเนินการสร้างหรือแสวงหาความรู้จากทั้งภายในและภายนอกองค์กร ผ่านการอบรม การศึกษาดูงาน การเรียนรู้ด้วยตนเอง การแลกเปลี่ยนประสบการณ์จากผู้ปฏิบัติงาน การถ่ายทอดจากผู้เชี่ยวชาญ รวมถึงการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับเครือข่ายและชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice: CoP) เพื่อให้เกิดองค์ความรู้ใหม่ที่สามารถนำมาใช้กับบริบทของสำนักวิทยบริการได้

3. การจัดความรู้ให้เป็นระบบ การประมวลและกลั่นกรองความรู้ (Knowledge Organization & Refinement)
นำความรู้ที่ได้มารวบรวม วิเคราะห์ ตรวจสอบ ปรับปรุง และจัดหมวดหมู่ให้มีความถูกต้อง ชัดเจน และง่ายต่อการนำไปใช้ พร้อมเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ของบุคลากรให้เป็นองค์ความรู้ที่สามารถถ่ายทอดได้ เช่น คู่มือการปฏิบัติงาน ขั้นตอนการทำงาน (Workflow) แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice) สื่อการเรียนรู้ และบทสรุปจากกิจกรรม KM ก่อนจัดเก็บอย่างเป็นระบบบน เว็บไซต์ KM สำนักวิทยบริการ

4. การเข้าถึงความรู้ (Knowledge Access)
จัดให้บุคลากรสามารถค้นหาและเข้าถึงองค์ความรู้ที่ต้องการได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และเหมาะสม ผ่านเว็บไซต์ KM เว็บบอร์ด ฐานความรู้ และช่องทางดิจิทัลต่าง ๆ พร้อมประชาสัมพันธ์องค์ความรู้และกิจกรรม KM อย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ความรู้ที่จัดเก็บไว้ถูกนำมาใช้จริง ไม่เป็นเพียงข้อมูลที่ถูกจัดเก็บไว้ในระบบ

5. การแบ่งปันและแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Sharing)
ส่งเสริมวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้ระหว่างบุคลากร โดยเปิดพื้นที่ให้ผู้ปฏิบัติงานได้ถ่ายทอดประสบการณ์ เทคนิค วิธีแก้ปัญหา บทเรียนจากการทำงาน และแนวปฏิบัติที่ประสบความสำเร็จ ผ่านกิจกรรม KM การแลกเปลี่ยนความรู้จากงานประจำ ชุมชนนักปฏิบัติ (CoP) ตลอดจนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับหน่วยงานและเครือข่ายความร่วมมือ เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ร่วมกันและลดการทำงานแบบต่างคนต่างทำ

6. การเรียนรู้และนำความรู้ไปใช้ (Learning & Application)
เป็นขั้นตอนสำคัญที่ทำให้ KM เกิดผลลัพธ์อย่างเป็นรูปธรรม โดยบุคลากรนำความรู้ที่ได้รับไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงาน แก้ปัญหา ลดขั้นตอน เพิ่มประสิทธิภาพ ยกระดับคุณภาพบริการ และพัฒนานวัตกรรม จากนั้นนำผลการใช้งานและบทเรียนที่เกิดขึ้นกลับมาแลกเปลี่ยนและพัฒนาเป็นองค์ความรู้ใหม่ ทำให้กระบวนการ KM เกิดเป็นวงจรการเรียนรู้และพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

ภาพรวมวงจร KM

บ่งชี้ความรู้ → สร้างและแสวงหาความรู้ → จัดระบบและกลั่นกรอง → เข้าถึงความรู้ → แบ่งปันแลกเปลี่ยน → เรียนรู้และนำไปใช้ → เกิดองค์ความรู้/นวัตกรรมใหม่ → กลับเข้าสู่การบ่งชี้ความรู้

ดังนั้น กระบวนการจัดการความรู้ของสำนักวิทยบริการจึงไม่ใช่เพียงการจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนความรู้ แต่เป็น วงจรการพัฒนาองค์กรจาก “ความรู้ของคน” สู่ “ความรู้ขององค์กร” และจาก “ความรู้ขององค์กร” สู่ “การพัฒนางานและนวัตกรรม” เพื่อสนับสนุนการเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้อย่างยั่งยืน